مدیریت طرح

ما به مدیریت طرح در قراردادهای عمرانی نیاز داریم زیرا پروژه های عمرانی اغلب پیچیده و در مقیاس بزرگ هستند. این پروژه‌ها ذینفعان متعددی مانند مشتریان، پیمانکاران، مهندسان، معماران، تامین کنندگان و تنظیم کننده‌ها را درگیر می کنند. مدیریت پروژه به برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی و کنترل جنبه های مختلف یک پروژه عمرانی مانند محدوده، زمان، هزینه، کیفیت، ریسک، ایمنی و ارتباطات کمک می کند. مدیریت پروژه همچنین تضمین می‌کند که اهداف پروژه با انتظارات و الزامات مشتری همسو هستند و محصولات تحویلی پروژه به موقع و در چارچوب بودجه تحویل داده می‌شوند. لازم به ذکر است که قرارداد های مختلفی جهت انجام پروژه های ساخت و ساز عمرانی وجود دارند که می توان به قرارداد طرح و ساخت EPC ، قرارداد مدیریت طرح و مدیریت پیمان و غیره اشاره نمود. در ادامه این مقاله نوع قرارداد مدیریت طرح به تفصیل مورد بررسی قرار می گیرد.

مدیریت طرح پروژه چیست؟

مدیریت طرح، فرآیند هدایت یک تیم برای دستیابی به اهداف خاص در محدودیت های خاص مانند زمان و بودجه است. مدیران پروژه از ابزارها و تکنیک های مختلفی برای برنامه ریزی، اجرا و نظارت بر پیشرفت پروژه استفاده می کنند. مدیریت طرح یک زمینه پویا و چالش برانگیز است که به ترکیبی از مهارت های فنی، بین فردی و رهبری نیاز دارد. مدیران طرح باید به طور موثر با ذینفعان مختلف ارتباط برقرار کنند، ریسک‌ها را مدیریت کنند و با شرایط متغیر سازگار شوند. مدیریت پروژه همچنین شامل پیروی از مجموعه ای از استانداردها و  استفاده از بهترین شیوه‌ها برای اطمینان از کیفیت می باشد.

مزایا و معایب روش مدیریت طرح

مزایا

• اولین و مهمترین مزیت این واقعیت است که یک پروژه توسط مدیر طرح اداره می شود زیرا او فقط بر روی آن پروژه تمرکز می کند، در نتیجه احتمال موفقیت آن را افزایش می دهد.
• یکی دیگر از مزایای مدیریت طرح این است که در دستیابی شرکت به کارایی سرمایه، نیروی کار و سایر هزینه های عملیاتی مربوطه کمک می کند زیرا نظارت دقیقی بر تمام فعالیت های پروژه دارد که به نوبه خود در شناسایی مناطقی که نشت درآمد دارند کمک می کند و باعث می شود شرکت در سرمایه خود صرفه جویی کند.
• مدیریت طرح سیستمی را ایجاد می‌کند که به موجب آن گردش کار محاسبه می‌شود و اطمینان حاصل می‌کند که از منابع به طور منطقی در تحقق اهداف پروژه استفاده می‌شود. این نوع برنامه ریزی وظایف کارکنان را مشخص می کند ، دستورالعمل های روشنی ارائه می دهد و روش ها را برای رسیدگی سریع به نتایج ایجاد می کند.
• مدیریت طرح از ابتدا تا انتها می تواند به کنترل هزینه های پروژه کمک کند و مشکلات یا مسائل را قبل از تبدیل شدن به موانع شناسایی کند. همچنین می تواند به کسب و کار کمک کند تا با تحویل به موقع ، باعث رضایت مشتریان شوند و در ایجاد تصویر شایستگی و حرفه ای بودن کمک می کند.

معایب

• بزرگترین عیب مدیریت طرح این است که گاهی اوقات منجر به تداخل اختیارات و مسئولیت بین مدیریت ارشد و مدیریت طرح می شود که در آن برنامه های مختلفی در ذهن دارند که باعث سردرگمی اعضای تیم و پروژه می شود.
• از دیگر معایب مدیریت پروژه این است که ممکن است کارکنان شایسته ای برای مسئولیت مدیر پروژه وجود نداشته باشد و اگر مدیریت کارکنان نالایق را انتخاب کند، پروژه با شکست مواجه می شود که منجر به ضرر و زیان شرکت می شود.
• فرض کنید شرکت روی ۱۰ پروژه به طور همزمان کار می‌کند، پس برای رسیدگی به این پروژه‌ها به ۱۰ مدیر پروژه نیاز دارد که اگر شرکت کوچک باشد امکان‌پذیر نیست و در نهایت همه پروژه‌ها توسط مدیر پروژه یا مدیریت ارشد مدیریت می‌شوند ،که باعث محدود شدن استفاده از مدیریت پروژه می شود.
• مدیریت طرح ۳ نوع بالاسری را ارائه می دهد: بالاسری هزینه، بالاسری ارتباط و زمانی. هزینه بالاسری : مدیریت پروژه (شامل استخدام، آموزش و غیره) هزینه دارد. هزینه های ارتباطی: به جای اینکه جریان اطلاعات مستقیماً از مدیران عملکردی به اعضای تیم و پشتیبان گیری انجام شود، همه از طریق مدیر طرح منتقل می شود.
• وسواس روش‌شناسی: برخی از مدیران طرح به‌ جای اینکه پروژه را انجام دهند، آنقدر بسته می‌شوند و آنقدر از روش‌شناسی خود محافظت می‌کنند که از آزمایش روش دیگری که ممکن است برای پروژه فعلی آنها سریع‌تر و بهتر باشد، خودداری می‌کنند.
• وسواس فرآیند: تعداد کمی از مدیران طرح با وسواس خود برای پایبندی به فرآیند به دلیل عدم امنیت و ترس از دست دادن کنترل مانع پیشرفت پروژه می شوند.
• خلاقیت کم رنگ مدیریت طرح می تواند تفکر خارج از چارچوب را دلسرد کند و تلاش های خلاقانه را مختل کند. مداخله و رویکردهای ایجاد خلاقیت، مانند جلسات طوفان فکری، ممکن است برای تمرکز مجدد گروه ضروری باشد.

حق‌الزحمه یا درصد مدیریت طرح

هزینه های مدیریت هزینه هایی است که توسط شرکت‌ها یا متخصصان برای مدیریت دارایی‌ها یا نظارت بر پروژه‌ها اخذ می شود. آن‌ها به مدیران برای تخصص، زمان و تلاششان در ارائه خدمات به مشتریان یا سرمایه گذاران جبران می کنند. هدف اصلی از حق‌الزحمه مدیریت، جبران خدمات عادلانه مدیران است. این هزینه‌ها تضمین می کند که مدیران برای ارائه خدمات با کیفیت بالا و مدیریت موثر دارایی‌ها یا پروژه های تحت نظر خود انگیزه دارند. درصد مدیریت طرح معمولاً بین ۱۰ تا ۱۷ درصد است که البته این درصد به عوامل زیادی بستگی دارد که بین طرفین قرارداد قابل توافق و تفاهم است.

مدیریت طرح در پروژه های عمرانی

مدیریت طرح در پروژه های ساختمانی شامل هدایت و سازماندهی هر بخش از چرخه عمر پروژه، از ایده پردازی تا تکمیل، با هدف تحویل پروژه‌ها به موقع و با بودجه کمتر است. مدیران طرح با تمام اعضای تیم درگیر در یک پروژه ساختمانی، از معماران گرفته تا مالکان و پیمانکاران، تعامل دارند. شش مرحله مدیریت پروژه ساختمانی وجود دارد : طراحی، پیش از ساخت، تدارکات، ساخت، راه اندازی . هر فاز دارای وظایف و موارد خاصی است که باید توسط مدیر پروژه و تیم تکمیل شوند.

مدیر طرح یا مشاور MC کیست؟

مدیر طرح یا مشاور MC فردی است که با استفاده از تخصص مدیریت خود به عنوان نایب کارفرما، اجرای پروژه را در صنایع مختلف مدیریت  می کند. مدیران طرح دارای مجموعه مهارت های متنوعی هستند و بین کارفرما، مشتری، پیمانکاران، مشاوران و دیگر ارکان پروژه ارتباط برقرار می کنند. مهمتر از همه، آنها می دانند که چگونه از مهارت های مدیریت پروژه خود برای تقویت توانایی سازمان برای یادگیری، موفقیت و تکامل با یک پروژه استفاده کنند. بر اساس یک قرارداد مدیریتی، کارفرما یک مدیر پیمان را تعیین می کند و سپس مدیر پیمان ، از طریق قراردادهای انجام کار،پیمان کار های جزء را منصوب می کند. مدیر پیمان ملزم به انجام هیچ گونه کار ساختمانی نیست اما در عوض برای مدیریت کارهای ساختمانی که توسط دیگران انجام می شود هزینه دریافت می کند.

مهارت‌های مدیر طرح

مدیران طرح ماهر و با تجربه در زمینه های زیر مهارت مناسبی دارند:

رهبری و ارتباطات مؤثر: مدیران طرح باید به طور موثری با تیم‌های خود و نیز ذینفعان در کل چرخه حیات پروژه رهبری و ارتباط برقرار کنند.

سازمان و مدیریت زمان : مدیران طرح باید سازماندهی وظایف را انجام دهند. آنها همچنین باید اطمینان حاصل کنند که تمام مواد تحویلی پروژه به موقع تکمیل می شود.

حل مسئله و سازگاری : مدیران طرح باید بدانند که چگونه مسائل را حل کنند و پروژه های خود را با شرایط سازگار کنند تا از حوادث ناگوار و زیان بار جلوگیری شود.

 مدیریت و انگیزش تیم :  مدیران طرح باید اطمینان حاصل کنند که  اعضای تیم خود در طول چرخه پروژه با انگیزه باقی می مانند. علاوه بر این، آن‌ها باید بتوانند تیم خود را برای اطمینان از کیفیت نتایج و تحویل به موقع پروژه‌ها، مدیریت کنند.

وظیفه مدیر طرح

اساساً مدیران طرح از ابتدا تا انتها بر پروژه‌ها نظارت می کنند. آنها بر وظایف نظارت می کنند و به طور موثر با ذینفعان ارتباط برقرار می کنند تا اطمینان حاصل کنند که تمام جنبه های پروژه به موقع انجام می شود. مدیران پروژه همچنین باید بتوانند موانع احتمالی را پیش‌بینی کنند و راه حل‌های مناسبی برای کاهش یا حذف آنها بیابند تا مانع موفقیت پروژه نشوند.

نقش مدیر طرح در پروژه

• شناسایی اهداف، نیازها و محدوده پروژه.
• برنامه ریزی، نظارت و مستندسازی وظایف در طول یک پروژه.
• حصول اطمینان از انجام سریع تمام وظایف.
• مدیریت کلیه منابع لازم برای اجرای پروژه.
• تقویت ارتباط موثر با ذینفعان در مورد وضعیت پروژه.
• مستندسازی هر مرحله از فرآیند با استفاده از ابزارهای مختلف مدیریت پروژه.
• تضمین حصول نتایج با کیفیت بالا و موفقیت برای یک پروژه.

این‌ها مسئولیت های اصلی مدیر طرح هستند.

دستمزد مدیر طرح به چه عواملی بستگی دارد؟

حقوق مدیر طرح به عوامل مختلفی از جمله تحصیلات ، گواهینامه ، سابقه و عنوان شغلی بستگی دارد. کسب گواهینامه مدیریت طرح می تواند به اعتبارسنجی مهارت‌ها و تجربه وی برای کارفرمایان کمک کند. به طور کلی، مدیر طرح هرچه تجربه شغلی بیشتری داشته باشد، می تواند بیشتر کسب درآمد نماید.

تفاوت مدیریت طرح و مدیریت پیمان

تفاوت بین مدیریت طرح و مدیریت پیمان سوال رایجی است که بسیاری از افراد با آن روبرو هستند. مدیریت طرح و مدیریت پیمان دو حوزه مجزا می باشند که برای موفقیت هر کسب و کار یا سازمانی ضروری هستند. علیرغم این که این دو در برخی از حوزه‌ها دارای همپوشانی هستند ، هرکدام تمرکز و اهداف متفاوتی دارند.

تفاوت‌ها :

• مدیران پیمان مسئول مراحل قرارداد و مذاکره هستند، در حالی که مدیران طرح مسئول عملکرد واقعی و تحقق اهداف قرارداد هستند.
• یک مسئول مدیریت پیمان، قراردادهای یک پروژه را کنترل می کند، در حالی که یک مدیر طرح، جدول زمانی را کنترل می کند و بر کل پروژه نظارت می کند.
• مدیریت طرح عمدتاً بر روی محدودیت های پروژه مانند محدوده، زمان، بودجه، کیفیت طبق قرارداد تمرکز دارد. مدیریت قرارداد عمدتاً بر اقتصاد پروژه و مدیریت دعاوی و اختلاف بر سر قرارداد متمرکز است.

در جدول زیر تفاوت های مدیریت طرح و مدیریت پیمان با جزئیات بیشتری ارائه شده است:

قرارداد مدیریت طرح در ساخت و ساز ساختمان

مدیریت قرارداد در ساخت و ساز ساختمان به روشی اطلاق می شود که مسئولیت پروژه ساخت و ساز را به یک شرکت مدیریت ساخت و ساز حرفه ای به جای یک پیمانکار عمومی واگذار می کند. این رویکرد اغلب در پروژه های ساختمانی بزرگ مورد استفاده قرار می گیرد، زیرا امکان انعطاف پذیری و کنترل بیشتر بر پروژه را فراهم می کند و در عین حال ریسک مالی مالک را نیز کاهش می دهد. در اصل، مدیریت قرارداد در ساخت و ساز ساختمان،یک تیم اختصاصی برای پروژه مالک فراهم می‌کند، بدون اینکه نیازی باشد که مالک مسئولیت‌های مدیریت روزانه را خودش به عهده بگیرد. قراردادهای مدیریتی معمولاً در پروژه هایی استفاده می شود که در آن مالک ساختمان ممکن است فاقد تخصص یا منابع لازم برای مدیریت پروژه در داخل باشد.

قرارداد مدیریت به گونه ای طراحی شده است که یک تیم حرفه ای و با تجربه از متخصصان مدیریت ساخت و ساز را در اختیار مالک ساختمان قرار دهد که می توانند بر تمام جنبه های پروژه نظارت کنند. این قرارداد شامل برنامه ریزی پروژه، کنترل هزینه، برنامه ریزی، ایمنی، کنترل کیفیت و مدیریت کلی پروژه است. شرکت مهندسین مشاور آرین مهدکاوش با بیش از دو دهه تجربه و دارای یک تیم متخصص جهت مدیریت پروژه ساخت و ساز آماده عقد قرارداد با کارفرمایان محترم است.

ویژگی های قرارداد مدیریت طرح

در مدیریت طرح ، قرارداد یک توافق نامه الزام آور قانونی بین دو یا چند طرف است که شرایط و ضوابط پروژه را مشخص می کند. فرآیند مدیریت قرارداد شامل ایجاد ، اجرا و نظارت بر قراردادها برای اطمینان از مطابقت آنها با شرایط مورد توافق طرفین است.

یک قرارداد مدیریت پروژه خوب باید دارای ویژگی های زیر باشد :

• توافقات واضح : توافقنامه باید نقش‌ها و مسئولیت های هر یک از طرفین و همچنین شرایط پروژه را مشخص کند. علاوه بر این، توافق باید همه موارد تحویلی را که باید برآورده شود را مشخص کند.
• شرایط پرداخت: به طور کلی مقدار و زمان پرداخت های انجام شده به پیمانکار را مشخص می کند.
• با داشتن یک قرارداد کاملاً تعریف شده، همه ذینفعان پروژه تعهدات و مسئولیت های خود را می دانند. که می تواند در به حداقل رساندن اختلافات بین طرف های درگیر در یک پروژه کمک کند و اطمینان حاصل کند که پروژه ها به موقع و در چارچوب بودجه انجام می شوند.

مفاد قرارداد MC

مفاد قرارداد مدیریت طرح بسته به پروژه خاص و طرف های درگیر می تواند متفاوت باشد.

• محدوده کار: به تشریح وظایف و موارد تحویلی می‌پردازد که مدیر طرح مسئولیت آن ها را بر عهده دارد.
• جدول زمانی: تاریخ شروع و پایان پروژه و همچنین زمان هر تحویل مهمی را مشخص می کند.
• بودجه: کل بودجه پروژه و همچنین هرگونه محدودیت هزینه را مشخص می کند.
• شرایط پرداخت: نحوه و زمان پرداخت هزینه خدمات به مدیر طرح را مشخص می کند.
• مدیریت تغییر: نشان می دهد که چگونه تغییرات مورد نیاز در محدوده، جدول زمانی یا بودجه در طول پروژه انجام می شود.
• فسخ: شرایطی را مشخص می کند که هر یک از طرفین می توانند قرارداد را فسخ کنند.

اینها تنها چند نمونه از مقرراتی است که ممکن است در قرارداد مدیریت پروژه گنجانده شود.

نمونه قرارداد مدیریت طرح

قرارداد مدیریت پروژه نوع خاصی از قرارداد خدمات است که به موجب آن مشتری شخصی را برای نظارت و مدیریت پروژه برای او استخدام می کند. این سند بسیار شبیه به قرارداد خدمات سنتی است، اما برخی از شرایط حذف شده و برخی دیگر برای مطابقت بیشتر با روابط مدیریت پروژه تنظیم شده‌اند. این قرارداد مدیریت پروژه می تواند هر نوع پروژه ای را پوشش دهد، از یک پروژه ساخت و ساز تا یک همکاری تجاری ساده. در این قرارداد، مدیر پروژه و مشتری هر یک از مسئولیت‌های مربوطه خود را تعریف می‌کنند و محدوده کار را مشخص می‌کنند. همچنین دارای بندهایی مانند حل اختلاف و قانون حاکم است تا در صورت بروز مشکل، هر دو طرف را تحت پوشش قرار دهد.

چگونه مدیر طرح انتخاب کنیم؟

انتخاب یک مدیر طرح یک تصمیم حیاتی است که می تواند باعث ایجاد یا شکست پروژه شود. در اینجا چند نکته برای کمک به انتخاب مدیر طرح مناسب آورده شده است:

• مهارت های رهبری: یک مدیر طرح باید مهارت های رهبری عالی داشته باشد تا تیم را مدیریت کند و اطمینان حاصل کند که همه در جهت یک هدف کار می کنند.
• مهارت های ارتباطی: یک مدیر طرح باید یک ارتباط دهنده عالی باشد و بتواند به طور موثر با همه ذینفعان از جمله اعضای تیم، مشتریان و فروشندگان ارتباط برقرار کند.
• مهارت های حل تعارض و حل مسئله: یک مدیر طرح باید قادر به حل تعارضات و حل مشکلاتی باشد که در طول پروژه به وجود می آیند.
• مهارت های سازمانی: یک مدیر طرح باید سازماندهی بالایی داشته باشد و بتواند چندین کار را به طور همزمان مدیریت کند.

شرکت آرین مهد کاوش در زمینه مدیریت طرح به طور تخصصی فعالیت نموده و با حساسیت بالا این مسئولیت را برعهده می‌گیرد. تیم ما کارفرما را از پیگیری و مدیریت پروژه به طور شخصی، بی نیاز می کند. شما می‌توانید با اطمینان خاطر کامل، مسئولیت مدیریت طرح پروژه های خود را به ما بسپارید.

مطالب مرتبط پیشنهادی